UPAYA PENGEMBANGAN/ KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL

1. Latar Belakang Permasalahan
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional”

2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Tanggung jawab dalam bekerja
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.

§ Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin

Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya


4. Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.

http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/

» welding robot » makala organisasi internasional » makalah organisasi internasional » efektifitas pembelajaran » jurnal informasi pdf » joao » basic game development » bahan ajar hukum pidana » contoh contoh proposal usaha » tipos de musculos » hukum humaniter dan ham » soal smp kelas 3 » bank soal smp kelas 3 » jurnal rasio keuangan 2008 pdf » pembelajaran efektif » pembelajaran efektif pdf » contoh penyelesaian konflik dengan arbitrasi » kisi kisi uan smp » training for trainers » prediksi soal uan produktif tkj » dampak lingkungan ulah manusia » contoh surat pemberhentian karyawan » surat ijin sakit » prinsip akuntansi » jurnal karir » soal ujian pengadaan barang jasa pemerintah » pemberdayaan masyarakat » jurnal tentang pencernaan » soal bahasa inggris sekolah dasar » contoh surat kenaikan pangkat » usaha mikro kecil menengah akuntansi » contoh surat permohonan kerja sama » fisika download » perempuan dan iptek » garis » kriya kayu » pembelajaran bahasa jawa » bahasa » kliping larutan asm basa » rpp akutansi smk » game development » seminarski rad download turizam hr » proposal merger » pdf sumber daya alam » contoh soal tentang microsoft word » manajemen mutu pdf » peningkatan investasi pdf » tentang hukum » jurnal respirasi » topik skripsi » inggris » makalah jaringan komputer » livro fisica free » makalah internet doc » corel paint shop pro photo » pengembangan desainproduk » makalah ilmu hukum » kumpulan contoh makalah tentang hukum » jurnal teknik sipil » penelitian ilmiah » liberdade » free download tanaman obat » soal soal sertifikasi pengadaan barang jasa » soal ujian sertifikasi pengadaan barang jasa » materi demokrasi » artikel sekretaris propesional » pdf penelitian pasar modal efisien » materi pencemaran lingkungan » kliping pencemaran lingkungan » pdf perancis » islam dan kebudayaan islami » memahami sejarah kebudayaan islam » fisika momentum » jurnal skripsi ppkn » silabus kompetensi akuntansi » buku bahasa inggris sma » sintesis integrasi » p90x calendar » free p90x calendar download » jurnal skripsi perpajakan » konsep teknologi » makalah ijazah palsu » teori permainan bidang ekonomi » nastavnika » free download pembahasan soal fisika » flash dinamika rotasi » imunisasi dewasa pdf » surat keterangan praktek » download buku tehnik mesin » excel 2007 pl biblia ebook » pengadilan negri jakarta pusat » peta pengadilan negeri jakarta pusat pdf » rumus matematika sma » projeto mec nico de linhas de transmiss o » landasan hukum pers » penyakit dan pengobatan tanaman cabe » pengobatan penyakit pada tanaman cabe » contoh soal hukum boyle » 1590597079 » novel laskar pelangi » www hak asasi anak » makalah tentang kenakalan remaja » hama tanaman kentang » ekonomi pembangunanppt » makalah tentang pergaulan bebas » materi fisika smp kelas 8 » primeiros socorro s » materi pelaku ekonomi » pengertian polimer pdf » contoh kata pengantar makalah » contoh kata pengantar kliping » makalah fluida dinamis » cpns kupang » buku bahasa inggris untuk smp » penetapan kinerja » pemulihan tanah yang tercemar » karya tulis tsunami pdf » fisiologi tumbuhan » jurnal pemasaran unair » pengembangan desa siaga pdf » pemberdayaan masyarakat dengan desa siaga » downloadkumpulan karya ilmiah » medjunarodno privatno pravo » umptn undip » edgar alencar filho » achmad fedyani saifuddin » soal power point download » tupoksi dinas pariwisata » pengolhan limbah » biologi sma kelas xi sistem ekskresi » imunisasi dinas kesehatantasikmalaya » kimia kelas 1 sma pdf » bank soal bahasa inggris » www bank soal bahasa inggris sltp sma » produsen kemasan makanan » adegan ranjang » maklah fisika » makalah perkembangan teknologi komunikasi » socialiniu » ft sipil ui » jenis virus tanaman kentang » tekstil » free download media pembelajaran » media pembelajaran pai » lingkungan hidup pdf » ad art koperasi syariah » ad art koperasi » rumus kimia basa » motor listrik » pmdk s2 unair » zend php 5 certification study guide » peta jakarta pusat » doc makalah pendidikan » pengolahan sampah » sastra perbandingan » keuangan internasional » makalah keuangan internasional » belajar ms excel » cara mudah belajar ms excel » doc pengembangan sumber daya manusia » sistem operasi produk » contoh makalah budaya » akuntansi usaha mikro kecil menengah » akuntansi keuangan menengah » makalah phhisikolinguistik » metode penelitian hukum pdf » pemanfaatan keong mas » kulturiniu » pengertian optik » soal prediksi ui » rencana » sistem informasi manajemen rumah sakit » sekretaris profesional » pembelajaran » makalah turbo pascal » teknik listik » psikologi dan hukum » kiat psikotest » confundiram » telan » instalasi redhat 9 0 » soal olimpiade biologi new » ketika cinta berbalas sorga » olimpiade ekonomi sma » surat keterangan tidak mampu » data excel » survey teknik sipil » surat pengunduran diri pindah kerja » surat pengunduran diri dari pekerjaan » fisika 1 sma » ujian nasional bhs inggris » topik skripsi akuntansi » formalin » buku mulyadi » sveikatos » remunerasi kejaksaan » kecelakaan listrik pdf » contoh surat kuasa khusus » asam dan basa untuk sma » twilight

CARA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi"-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan PublikKadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/